Protéger votre vie privée

Les données à caractère personnel désignent toutes les informations permettant d’identifier une personne ou toutes les informations relatives à une personne que FSI peut identifier (directement ou indirectement) à partir de ces données seules ou en combinaison avec d’autres données d’identification que FSI détient ou auxquelles il peut raisonnablement avoir accès.

Les données à caractère personnel que FSI peut collecter dépendent des circonstances de la collecte, notamment si FSI collecte ces informations auprès de personnes en tant qu’investisseur ou client, fournisseur, sous-traitant, partie prenante, candidat à un emploi, employé ou à tout autre titre. Par exemple, dans certains pays, les coordonnées professionnelles d’un représentant d’une entreprise avec laquelle FSI est en relation sont considérées comme des données à caractère personnel.

FSI recueille des données à caractère personnel afin de pouvoir proposer des produits et des services, faire appel à des fournisseurs et se conformer à ses obligations légales, notamment en matière de fiscalité et de lutte contre le blanchiment d’argent ainsi que contre le financement du terrorisme. Si FSI ne recueillait pas de données à caractère personnel, il pourrait ne pas être en état de proposer ses produits ou services, ou de faire appel à ses fournisseurs.

Les produits ou services que FSI fournit ou reçoit déterminent également les informations que FSI recueillera. Ces informations peuvent comprendre le nom, l’adresse (notamment les justificatifs de nom et de domicile), la pièce d’identité avec photo, les coordonnées personnelles et professionnelles (par exemple, l’adresse e-mail et les numéros de téléphone), les loisirs et les centres d’intérêt, le poste occupé et le nom de la société, la nationalité, la citoyenneté, la résidence fiscale, la date de naissance, les détails du passeport, les numéros d’identification administratifs (par exemple, les numéros d’identification fiscale et d’identité nationale), les coordonnées des conseillers, les informations sur les investissements, les coordonnées bancaires, les contrats signés, les cartes de visite, les fiches de contact et les biographies, les transactions financières, les liens familiaux, les coordonnées des directeurs, secrétaires, signataires autorisés et documents d’identification de la société, les détails de toute plainte déposée, les données demandées pour mener à bien les vérifications préalables (telles que celles relatives à la lutte contre le blanchiment d’argent, aux personnes politiquement exposées et aux vérifications en matière de sanctions en cours), les réponses aux sondages et aux offres de concours, les enquêtes sur les fraudes (par exemple, les informations provenant des rapports de police), les images capturées par les caméras de vidéosurveillance dans les locaux de FSI (lorsque des caméras existent), les enregistrements de conversations téléphoniques et de communications électroniques avec les employés de FSI.

FSI peut également collecter des données à caractère personnel en utilisant des « cookies » sur ce site. La collecte est gérée conformément à la Politique en matière de cookies de FSI.

FSI peut collecter des données personnelles auprès de tiers, en fonction de la relation commerciale existante, en particulier dans les cas suivants :

• Prestataires de services tiers pour les fonds de FSI (par exemple, agents de transfert, registraires, administrateurs, distributeurs, dépositaires et agents payeurs) - les informations reçues comprennent les données personnelles des investisseurs obtenues à partir des formulaires de candidature aux fonds, telles que le nom, l’adresse, les coordonnées, la nationalité, les numéros d’identité attribués par l’administration (par exemple, le numéro d’assurance nationale), la date de naissance, la résidence fiscale, les coordonnées du conseiller, les détails de l’investissement et les coordonnées du compte bancaire.
• Conseillers (notamment les conseillers financiers indépendants) - les informations reçues peuvent comprendre le nom, l’adresse, le sexe, la date de naissance et les coordonnées bancaires d’un investisseur ou d’un client.
• Fournisseurs - les informations reçues comprennent les résultats des vérifications relatives à l’obligation de s’informer sur son client (« Know Your Client »), à la lutte contre le blanchiment d’argent, aux personnes politiquement exposées et aux sanctions en cours.
• Informations publiques - les informations disponibles comprennent les coordonnées des investisseurs institutionnels et les informations relatives à l’intitulé du poste, l’entreprise, les anciens employeurs et les fonctions exercées, ainsi que les contacts.

Dans le cadre de son processus de recrutement de salariés et de prestataires, FSI peut collecter (y compris par l’intermédiaire d’une agence de recrutement) et conserver les types de données à caractère personnel suivants : nom du candidat ou du salarié, coordonnées, date de naissance, nationalité, références professionnelles, vérification des antécédents, accréditation réglementaire, présence dans les médias (y compris les médias sociaux), mandats d’administrateur, permis de conduire, études, antécédents professionnels et validation des diplômes.  Les candidats aux postes vacants au Royaume-Uni et en Europe recevront une Notice de confidentialité distincte dans le cadre du processus de candidature.

Dans le cadre de l’emploi, FSI peut également recueillir et conserver les données à caractère personnel énumérées ci-dessus, ainsi que les coordonnées fiscales, les informations financières, les coordonnées bancaires et d’autres données à caractère personnel susceptibles d’être recueillies lors de l’utilisation des outils ou des ressources du FSI. Ces informations peuvent être recueillies pour aider FSI à garantir le respect de ses politiques internes ainsi qu’à remplir d’autres fonctions et activités jugées nécessaires.  Tous les employés et prestataires reçoivent une Notice de confidentialité distincte en lien avec leur emploi.

Collecte des informations

FSI collecte de temps à autre des données à caractère personnel sur les investisseurs, les clients, les fournisseurs, les prestataires, les parties prenantes, les candidats à un poste, les employés et d’autres contacts professionnels à partir d’un certain nombre de sources, notamment : les formulaires de demande des investisseurs, d’autres formulaires de FSI (y compris les formulaires du site web), les contrats de gestion d’investissement des clients, diverses formes de courriers, des conversations, des conseillers, des intermédiaires, des cartes de visite, des prestataires de services tiers pour les fonds de FSI (par exemple, des agents de transfert, des administrateurs, des distributeurs, des dépositaires, des agents payeurs), des conseillers de clients, d’autres tierces parties et des sources publiques.  Ces informations peuvent être collectées directement auprès d’investisseurs, de clients, d’intermédiaires et d’interlocuteurs commerciaux, ou indirectement auprès de tiers.

Recueillir des informations à partir des visites sur le site web de FSI

FSI peut recueillir des informations basées sur la consultation de son site web. FSI utilise des « cookies » et d’autres méthodes de collecte de données telles que des pixels invisibles pour recueillir des informations sur l’activité du site web, comme le nombre de visiteurs, le nombre de pages consultées et les publicités internet ayant conduit les visiteurs vers le site de FSI. Ces informations sont collectées pour analyser et améliorer le site web et les campagnes marketing de FSI, ainsi que pour enregistrer les statistiques de trafic web.

Si les informations relatives au compte sont consultées en ligne via l’une des sections sécurisées du site web de FSI, ce dernier recueillera des informations à l’aide de « cookies » afin de suivre la navigation sur le site et de garantir aux visiteurs un accès efficace à leur compte. Ces informations sont collectées à des fins de sécurité et pour protéger l’intégrité des informations du compte du visiteur.  Pour plus d’informations, veuillez consulter la Politique en matière de cookies de FSI.

Les données à caractère personnel détenues par FSI resteront confidentielles, sauf si FSI est tenu par la loi de les communiquer ou si vous avez consenti à les communiquer.

FSI conserve les données à caractère personnel dans des centres de stockage informatique sécurisés (que ce soit en interne, chez les prestataires de services de FSI ou dans le cloud), dans des dossiers papier ainsi que dans d’autres formats. FSI met en œuvre des mesures raisonnables pour protéger les informations contre toute perte et tout accès, destruction, utilisation, modification ou divulgation non autorisés et, le cas échéant, demande aux tierces parties chargées du traitement des données de mettre en œuvre des mesures de sécurité appropriées.

L’accès aux données à caractère personnel détenues par FSI est contrôlé afin d’éviter toute utilisation abusive ou toute communication non autorisée de ces informations. FSI utilise une variété de dispositifs techniques de sécurisation tels que l’authentification sécurisée, le contrôle des mots de passe, le cryptage, les firewalls et la technologie anti-virus afin d’empêcher l’accès non autorisé aux informations.  L’accès physique aux bâtiments du FSI est contrôlé par des badges de sécurité.

La durée de conservation par FSI des données à caractère personnel varie et dépend de plusieurs critères, notamment :

• la raison pour laquelle FSI les utilise - FSI devra conserver les données à caractère personnel aussi longtemps que nécessaire selon cette raison, et
• des obligations légales - les lois ou réglementations peuvent fixer une période minimale ou maximale pendant laquelle FSI doit conserver les données à caractère personnel.

Lorsque les lois et réglementations locales l’exigent, les données à caractère personnel qui ne sont plus nécessaires pour cette raison seront effacées et anonymisées au moyen de mesures appropriées et sécurisées.

Les informations utilisées par FSI dépendent de la nature de la relation commerciale, comme indiqué ci-après :

• En ce qui concerne les investisseurs et clients potentiels, FSI peut traiter les données à caractère personnel à des fins d’identification (avant de devenir un investisseur dans les fonds de FSI ou un de nos clients dans le cadre d’un contrat de gestion d’investissement), à des fins de lutte contre le blanchiment d’argent, de lutte contre le financement du terrorisme, d’évaluation de l’adéquation et de la pertinence de la demande, de l’obligation de s’informer sur le client, de vérification de la solvabilité, ainsi que pour toute autre raison légale ou réglementaire nécessaire.  Si les informations requises ne sont pas communiquées, FSI ne sera pas en mesure d’intégrer un investisseur ou un client potentiel.
• En ce qui concerne les investisseurs dans les fonds de FSI, FSI peut traiter les informations recueillies à des fins d’administration des comptes ainsi qu’à d’autres fins commerciales à caractère général (par exemple, pour le traitement des souscriptions et des investissements, la tenue du registre des investisseurs, l’exécution des instructions des investisseurs, le traitement des plaintes et des demandes de renseignements, l’envoi de communications aux investisseurs, y compris des rapports financiers, des évaluations, des rapports d’activités d’entreprise). De plus, afin de se conformer aux obligations réglementaires, FSI peut recueillir et communiquer certaines informations sur les investisseurs de FSI et certaines personnes apparentées, ainsi que sur leurs investissements, à l’autorité fiscale locale et/ou à d’autres autorités fiscales compétentes à l’étranger.
• En ce qui concerne les clients de la gestion d’investissements de FSI, FSI peut traiter des données à caractère personnel dans le but de gérer et d’administrer les comptes de ses clients, notamment pour fournir des évaluations et des rapports périodiques et pour transmettre aux clients des informations importantes, comme l’exige le contrat de gestion d’investissements.
• FSI peut, de temps à autre, traiter les données à caractère personnel des investisseurs et des clients afin de se conformer aux exigences légales et réglementaires concernant son activité. En particulier, FSI peut avoir besoin, dans le cadre de ses activités, d’obtenir des conseils juridiques sur les exigences légales et réglementaires, de soumettre des rapports aux régulateurs concernés, de se conformer aux exigences régissant l’ouverture au marché et l’enregistrement dans le cadre de ses activités, de prévenir ou d’enquêter sur toute fraude, activité ou comportement illicite réel ou suspecté, d’examiner toute crainte ou plainte formulée à l’encontre de FSI et/ou de gérer toute action en justice intentée à l’encontre de FSI.
• En ce qui concerne les intermédiaires qui apportent des investisseurs aux fonds de FSI (tels que les distributeurs, les plateformes et les conseillers financiers indépendants), FSI peut traiter des données à caractère personnel pour mener des études de marché, évaluer les ventes ou les performances des produits ainsi que la solvabilité des intermédiaires. En outre, FSI peut traiter les données à caractère personnel des investisseurs qui ont été présentés aux fonds de FSI, comme indiqué ci-dessus.
• En ce qui concerne les contacts commerciaux de FSI (y compris les consultants et les intermédiaires qui agissent pour les clients communs de FSI), FSI peut traiter les données à caractère personnel à des fins commerciales générales telles que : les relations publiques et la communication d’entreprise, la rédaction d’articles de référence, la constitution de réseaux, la réalisation d’études de marché et la collecte de statistiques sectorielles, l’évaluation des produits et des services, la visite des bureaux de FSI et l’assistance pour tout type de question.
• FSI peut traiter des données à caractère personnel pour analyser les performances des systèmes informatiques, contrôler l’utilisation de ses ressources et de ses dispositifs et améliorer les produits, les services et la convivialité de sa plateforme technologique, y compris les appels téléphoniques et les communications électroniques avec les employés de FSI, qui peuvent être enregistrés dans le but de conserver une trace de ces communications, dans un souci de sécurisation, à des fins de formation et de contrôle de la politique de conformité et/ou pour se conformer à des obligations légales ou réglementaires.
• En ce qui concerne les candidats à un poste, pour envisager une candidature à l’emploi.
• En ce qui concerne les employés et les prestataires, FSI peut traiter des données à caractère personnel dans le but de se conformer aux réglementations en matière de fiscalité, d’emploi/travail, de santé et de sécurité sur le lieu de travail (y compris la gestion des horaires de travail, des congés maladie, la gestion de la santé et de la sécurité du personnel, la gestion des talents, notamment les promotions et les affectations/réaffectations de postes, ainsi que la gestion et le paiement des salaires et des avantages sociaux). Les données à caractère personnel des employés peuvent également être utilisées à des fins de gestion ou de cessation de la relation de travail ou d’une autre relation contractuelle et des litiges avec les employés, y compris à des fins de défense contre des recours intentés par des employés. FSI peut également utiliser les informations à d’autres fins requises ou autorisées par ou en vertu de la législation (y compris à des fins pour lesquelles un consentement a été fourni).

FSI a le droit d’utiliser les données à caractère personnel selon ces modalités lorsque :

• FSI a des obligations légales et réglementaires à respecter ;
• FSI peut en avoir besoin pour établir, exercer ou défendre ses droits légaux ou dans le cadre d’une procédure judiciaire ;
• l’utilisation des données à caractère personnel telle que décrite est indispensable dans le cadre des intérêts commerciaux légitimes de FSI (ou des intérêts légitimes d’un ou de plusieurs affiliés de FSI) ;
• l’utilisation des données à caractère personnel est indispensable à la bonne réalisation d’un contrat ;
• vous avez donné à FSI votre consentement pour le traitement de vos données à caractère personnel (autrement qu’à des fins de marketing) ;
• vous avez donné à FSI votre consentement pour le traitement de vos données à caractère personnel afin d’informer (par exemple par téléphone, courrier ou e-mail) d’autres personnes sur d’autres produits et services disponibles auprès du groupe d’entreprises FSI, ainsi que pour les campagnes marketing et les invitations aux événements.

FSI peut communiquer des données à caractère personnel à d’autres sociétés du groupe, à des fins commerciales et administratives internes (y compris pour gérer les produits et services de FSI et à des fins préventives et de gestion des risques) et, lorsque le consentement a été donné, pour fournir aux personnes des informations sur ses produits et services.

FSI peut également communiquer des données à caractère personnel relatives à ses clients à d’autres sociétés du groupe auxquelles FSI sous-traite ses services (par exemple, l’exécution des ordres et la gestion des portefeuilles). Lorsque FSI communique des données à caractère personnel à d’autres sociétés du groupe, FSI prend les mesures appropriées pour s’assurer que ces données à caractère personnel sont échangées et traitées en toute sécurité et conformément aux dispositions de cette Notice.

Les sociétés liées à FSI et les fournisseurs de services tiers sont basés dans des juridictions incluant, mais sans s’y limiter, l’Australie, le Canada, les îles Caïmans, la France, l’Allemagne, Hong Kong, l’Inde, l’Irlande, le Japon, le Luxembourg, la Nouvelle-Zélande, Singapour, le Royaume-Uni et les États-Unis.

FSI peut communiquer des données à caractère personnel à des parties tierces spécifiquement engagés par FSI pour fournir des services à FSI, auquel cas FSI demandera à ces parties de garder ces informations confidentielles et sécurisées et de ne les utiliser que dans le but de fournir ces services à FSI.

Vous trouverez ci-dessous une liste des catégories de parties tierces qui traitent les données à caractère personnel pour le compte du FSI :

• les prestataires tiers de services aux fonds de FSI (par exemple, les agents de transfert, les administrateurs, les distributeurs, les fournisseurs de plateformes, les dépositaires, les agents payeurs et les analystes). Ces prestataires de services tiers peuvent également communiquer et transférer vos données à caractère personnel à leurs filiales ou sociétés affiliées ou à d’autres prestataires tiers ;
• des agences de référence en matière de crédit, des agences de recouvrement de créances et d’autres sociétés pour la prévention de la fraude et la vérification d’identité ;
• des auditeurs ;
• des prestataires de services chargés de la signature des documents dans le cadre des contrats conclus avec les clients du FSI ;
• des sociétés de publipostage ou sociétés d’impression ;
• des agences de recrutement et administrateurs de la paie ;
• des fournisseurs de technologies de l’information ; et
• des courtiers.

Lorsqu’il est fait appel à un conseiller financier (comme indiqué sur les formulaires de demande d’investissement) ou à un autre conseiller spécialisé, les détails des investissements et des évaluations de la personne peuvent également être fournis à leur conseiller et à leurs prestataires de services respectifs.

FSI peut communiquer aux autorités fiscales, aux régulateurs, aux services gouvernementaux, aux autorités compétentes ou à d’autres organismes administratifs ou judiciaires (sans limitation) toute donnée à caractère personnel (y compris le statut fiscal, l’identité, la résidence ou d’autres informations à caractère personnel et concernant les paiements, les documents ou les attestations personnelles) afin de se conformer à une décision de justice ou de respecter les exigences légales et réglementaires dans le cadre de ses activités commerciales. Cette communication peut être faite directement à ces régulateurs ou autorités compétentes, etc. ou indirectement aux conseillers ou prestataires de FSI qui effectueront les déclarations ou communications pour le compte du FSI.

Avec votre consentement, FSI peut également communiquer vos données à caractère personnel à d’autres tiers et à d’autres fins. Ce consentement peut être écrit, verbal ou découler implicitement de votre conduite.

Pour les personnes situées au Royaume-Uni ou en Europe

En ce qui concerne les transferts de données en dehors de l’Espace économique européen (« EEE ») ou du Royaume-Uni, FSI peut transférer les données à caractère personnel des personnes situées au Royaume-Uni ou en Europe aux filiales de FSI (y compris en dehors de l’EEE ou du Royaume-Uni) et/ou permettre aux filiales de FSI et à leurs employés d’accéder à ces informations aussi bien en dehors qu’à l’intérieur de l’EEE ou du Royaume-Uni.  Elles peuvent également être traitées en dehors de l’EEE ou du Royaume-Uni par du personnel travaillant pour FSI ou pour l’un des prestataires de services tiers de FSI.

Lorsque FSI transfère ces données à caractère personnel en dehors de l’EEE ou du Royaume-Uni, FSI veille à ce qu’elles soient protégées de la même manière qu’elles le sont dans l’EEE ou au Royaume-Uni, et à ce que le transfert soit par ailleurs conforme à la législation sur la protection des données. Cela peut être fait de plusieurs façons, par exemple :

le pays vers lequel FSI envoie les données peut être agréé par la Commission européenne ou par le Bureau du commissaire à l’information du Royaume-Uni (« UK ICO ») ;

le destinataire peut avoir signé un contrat basé sur des « clauses contractuelles types » approuvées par la Commission européenne, ou par UK ICO, l’obligeant à protéger vos données à caractère personnel ; ou

lorsque les lois sur la protection des données autorisent FSI à transférer des données personnelles en dehors de l’EEE ou du Royaume-Uni

Bien que FSI s’appuie sur les « clauses contractuelles types » ci-dessus (ou des mécanismes similaires tels que les règles internes de l’entreprise), FSI évaluera également les risques associés aux transferts. À un haut niveau, cela implique d’évaluer à la fois les lois applicables dans le pays destinataire ainsi que les détails du transfert (par exemple, la nature et le volume des données, les mesures de sécurité adoptées, tout accès antérieur que le destinataire a été contraint d’accorder aux autorités gouvernementales).

Les personnes peuvent obtenir plus de détails sur la protection accordée aux données à caractère personnel lorsqu’elles sont transférées en dehors de l’EEE ou du Royaume-Uni (y compris un exemplaire des « clauses contractuelles types ») en contactant FSI.

Les personnes ont le droit d’accéder aux données à caractère personnel que FSI détient à leur sujet et peuvent, si elles le souhaitent, faire une demande d’accès à ces données à caractère personnel en s’adressant à FSI.  Sous certaines conditions, les personnes ont le droit de recevoir certaines données à caractère personnel sous un format communément utilisé et exploitable par ordinateur et/ou de demander à ce que FSI les transmette à une tierce partie lorsque cela est techniquement faisable.

En règle générale, FSI ne facture aucun frais pour les demandes d’accès aux données à caractère personnel.  Toutefois, si FSI souhaite facturer des frais, il en informera le demandeur à l’avance afin que celui-ci décide s’il souhaite poursuivre ou non la procédure.  Tous les frais facturés seront destinés à couvrir le coût d’obtention des informations.  Par exemple, la recherche, la récupération et l’expédition des informations.

FSI doit vérifier l’identité du demandeur avant de lui donner accès à ses données à caractère personnel ou de les rectifier.

FSI prend des dispositions adéquates pour s’assurer que les données à caractère personnel recueillies, utilisées ou communiquées par FSI sont exactes, exhaustives et à jour. Les personnes sont invitées à contacter FSI si l’une des informations qu’elles ont fournies a changé ou si elles pensent que les données personnelles que FSI détient à leur sujet sont inexactes, incomplètes ou non à jour.

Dans certains cas, FSI pourrait ne pas être en mesure de corriger ou de fournir aux demandeurs l’accès à leurs données à caractère personnel. Dans ce cas, FSI écrira au demandeur pour lui en donner les raisons.  Au Royaume-Uni et dans l’UE, une réponse complète doit être envoyée à la personne dans un délai d’un mois à compter de la réception de sa demande.

Si une personne souhaite que FSI efface ou restreigne l’utilisation de ses données à caractère personnel, elle est invitée à contacter FSI.  FSI peut être amené à discuter des raisons de la demande avec le demandeur, car il peut y avoir des circonstances dans lesquelles FSI est légalement autorisé à poursuivre le traitement de ces données à caractère personnel ou à rejeter cette demande.

Si des personnes ont précédemment consenti à ce que FSI utilise leurs données à caractère personnel (autrement qu’à des fins de marketing) et qu’elles souhaitent retirer ce consentement, elles sont invitées à contacter FSI.  FSI peut être amené à discuter avec la personne de la nécessité de poursuivre le traitement de ses données à caractère personnel à des fins légales (à savoir lorsque FSI a une autre raison légitime de le faire).

Si une personne a précédemment consenti à recevoir des informations sur d’autres produits et services offerts par le groupe First Sentier Investors, elle peut retirer son consentement en contactant FSI.

En vertu du RGPD, les personnes ont le droit de demander à ce que leurs données à caractère personnel soient transmises directement à une tierce partie lorsque cela est techniquement possible.

Si une personne a une plainte à formuler concernant la manière dont FSI a géré ses données personnelles, elle est invitée à contacter FSI. Le FSI peut demander au plaignant de formuler ses griefs par écrit afin de bien les comprendre et d’enquêter sur les problèmes évoqués.

FSI s’efforcera de prendre en compte et de résoudre le problème dans un délai raisonnable à compter de la réception de votre plainte, à moins que les lois ou réglementations locales n’imposent des délais particuliers.

Si une personne soupçonne un comportement illicite, elle est invitée à le faire savoir.  Veuillez-vous référer à la Charte mondiale de lancement d’alerte (Global Whistleblower Policy) pour plus d’informations sur la manière de signaler des comportements illicites.

Pour connaître les interlocuteurs externes à contacter en cas de plainte restée non résolue, veuillez consulter Coordonnées externes en cas de plainte.

FSI a instauré des procédures pour traiter toute violation présumée de données à caractère personnel et informera les personnes potentiellement concernées ainsi que tout organisme de réglementation concerné en cas de violation, dès lors que FSI est légalement tenu de le faire.